Wie stelle ich Labels, Dokumentenarten sowie Aufgaben- und Stempeleinstellungen ein?

Labels, Dokumentenarten und Aufgaben- und Stempeleinstellungen sind wesentliche Bestandteile des Projektmanagements in Visoplan. Hier eine kurze Erläuterung dazu:

• Labels

Labels bieten eine Möglichkeit, Projektelemente klar zu kennzeichnen und zu kategorisieren. Sie helfen, den Überblick über verschiedene Projektabschnitte oder -themen zu behalten. In Visoplan können Sie über das Einstellungsmenü neue Labels erstellen, bestehende bearbeiten oder ungenutzte entfernen.

• Dokumentenarten

Diese Einstellungen steuern, wie Dokumente innerhalb des Projekts gehandhabt werden. Dazu gehören Statusdefinitionen, Upload-Einstellungen, Versionierung und Exportstempel. Sie helfen, die Dokumentenverwaltung strukturiert und geordnet zu halten.

• Aufgabeneinstellungen

Hier können Benutzer die verschiedenen Arten von Aufgaben, Prioritäten und Status definieren. Diese Einstellungen helfen, den Workflow und die Abläufe im Projekt zu optimieren.

• Stempeleinstellungen

Bei den Stempeleinstellungen geht es um den Exportstempel, den Sie beim Exportieren eines Dokuments erhalten.

Die Anpassung dieser Einstellungen in Visoplan ist nicht nur eine Frage der Personalisierung, sondern erhöht auch die Effizienz und Klarheit innerhalb Ihres Projekts. Ein gut strukturiertes System mit klaren Labels, Dokumentenarten und Aufgabeneinstellungen ermöglicht es dem Team, schneller zu arbeiten und Missverständnisse zu reduzieren. Es ist wichtig, sich regelmäßig mit Ihrem Team abzustimmen, um sicherzustellen, dass diese Einstellungen weiterhin den Projektanforderungen entsprechen.

Um die Einstellungen für Labels, Aufgaben und Stempel anzupassen, befolgen Sie diese Schritte auf der Einstellungsseite:

1.  Melden Sie sich zuerst in Ihrem Konto an.

2. Wählen Sie ein Projekt aus.

3. Wählen Sie "Einstellungen" auf der linken Seite der Seite.

Label

1. Klicken Sie auf "Label".

Um ein neues Label zu erstellen, legen Sie eine Bezeichnung und eine Farbe fest.

2. Klicken sie auf “Mehr hinzufügen”

3. Klicken Sie auf "speichern".

Um ein Label zu vergeben, klicken Sie bei dem Dokument, der E-Mail oder der Aufgabe unter “Label” lediglich auf das Dropdown-Menü und es öffnet sich die Liste mit all Ihren Labeln. 

4. Wählen Sie das gewünschte Label aus und schon ist dieses angehangen.

5. Es ist auch möglich, Label zu filtern. Außerdem gibt es einen eigenen Bereich für Label/Tags mit einer Gesamtübersicht die nach den Kategorien Aufgaben, Dokumente und E-Mails unterteilt ist. Hier steht Ihnen auch eine Suchfunktion zur Verfügung, mit der Sie nach bestimmten Begriffen suchen können.

Dokumenteinstellungen

Dokumentenstatus: 

1. Klicken Sie auf "Dokumenteinstellungen".

Jedes Dokument erhält nach dem Upload einen Status, der im Projektverlauf geändert werden kann. Anhand der Dokumenteinstellungen, können diese individuell konfiguriert werden.

“In Bearbeitung”, “Geteilt”, “Veröffentlicht” und “Archiviert” sind als Standardvorgabe in den Einstellungen vorhanden und können nicht umbenannt werden. 

Sie können auch Ihre eigenen Status im Projekt anlegen.

Hierfür muss nur der Button “Mehr Hinzufügen” angeklickt, ein Name vergeben und eine Farbe ausgewählt werden. Anschließend kann der Status jederzeit eingesetzt werden.

Versionierung von Dokumenten: 

1. Klicken Sie auf "Dokumenteinstellungen".

Jedes Dokument wird außerdem in Visoplan versioniert.

Sie können wählen, ob die Versionierung numerisch passiert oder anhand von Buchstaben. 

Weitere Optionen zur Versionierung von Dokumenten können anhand der Plankodierungsgruppe “Version” konfiguriert werden.

Aufgabeneinstellungen 

1. Klicken Sie auf "Aufgabeneinstellungen".

Wenn eine Aufgabe erstellt wird, können Sie dieser einen Typ, eine Priorität und einen Status zuordnen. 

2. Um jeweils ein neues Element hinzuzufügen, klicken Sie auf den blauen “+ Button”.

Stempeleinstellungen:

1. Klicken Sie auf "Dokumenteinstellungen".

Hier können Sie einen Dokumentenstempel für Ihre Dokumente aktivieren. Als Sprachen stehen Deutsch und Englisch zur Verfügung.