Das Speichern von E-Mail-Anhängen im Dokumentenmanagementsystem (DMS) von Visoplan ist ein entscheidender Schritt zur zentralen Organisation und Sicherung von Projektinformationen.
Indem Sie Anhänge aus E-Mails direkt im DMS speichern, sorgen Sie für eine einheitliche Ablage von Dokumenten. Dies erleichtert das spätere Auffinden und stellt sicher, dass alle Projektbeteiligten Zugriff auf die neuesten Versionen haben.
Das DMS bietet zudem eine bessere Versionierung und Rückverfolgbarkeit. Wenn Sie ein Dokument aus einer E-Mail in das DMS übertragen, behalten Sie den Überblick über alle Änderungen und können jederzeit auf ältere Versionen zugreifen.
Schließlich wird durch diese Praxis das Risiko vermieden, dass wichtige Dateien in der Flut von E-Mails verloren gehen. Statt in einem Postfach zu verschwinden, werden sie sicher im DMS gespeichert und stehen dem gesamten Team zur Verfügung.
1. Zunächst müssen Sie sich anmelden.
2. Wählen Sie ein Projekt aus.
3. Verwenden Sie das Menü auf der linken Seite, um zu "E-Mails" zu gelangen.
4. Klicken Sie auf die E-Mail, die Sie öffnen möchten.
5. Ein Panel wird geöffnet. Wählen Sie den Anhang aus, indem Sie das Checkbox anklicken.
6. Klicken Sie auf "Zu Dokumente hinzufügen".
7. Wählen Sie den Ordner aus, in dem Sie Ihre Datei speichern möchten.
8. Klicken Sie auf "Hochladen".
Wenn der Name eines Dokuments mit einem bereits vorhandenen Dokument übereinstimmt, funktioniert das Versionierungssystem automatisch.
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