Wie verschiebe ich Dokumente zwischen den einzelnen Ordnern im DMS?

Das Verschieben von Dokumenten zwischen den Ordnern in einem DMS wie Visoplan ist ein zentrales Element, um die Organisation und Struktur Ihrer Daten zu optimieren. 

Mit der Zeit ändern sich Anforderungen, Prioritäten und Projektphasen. 

Ein Dokument, das zu Beginn in einem allgemein zugänglichen Ordner platziert wurde, könnte später in einem eingeschränkten oder privaten Ordner besser aufgehoben sein, um die Vertraulichkeit oder Relevanz sicherzustellen. Umgekehrt kann ein zuvor privates Dokument später für ein breiteres Publikum freigegeben werden. 

Das Verschieben von Dokumenten ermöglicht auch, dass veraltete oder momentan irrelevante Informationen ins Archiv verschoben werden, sodass der aktive Arbeitsbereich nicht überladen wird, während die Daten dennoch zugänglich bleiben. 

Indem Sie die Möglichkeit haben, Dokumente effizient zwischen Ordnern zu verschieben, können Sie sicherstellen, dass Ihre Daten immer am geeignetsten Ort gespeichert sind, wodurch die Übersichtlichkeit, der Zugriff und die Datensicherheit optimiert werden.

Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, um Dokumente von einem Ordner in einen anderen zu schieben. 

Wenn Sie lediglich ein einzelnes Dokument verschieben möchte, ist das Verschieben per Drag & Drop die einfachste und schnellste Methode. 

1. Klicken Sie auf die 3 Striche rechts neben der Checkbox mit einem Linksklick.

2. Halten sie die Punkte geklickt und ziehen Sie nun das Dokument zu dem gewünschten Zielordner ehe Sie die linke Maustaste wieder loslassen.

Um mehrere Dokumente gleichzeitig zu verschieben, eignet sich die Massenbearbeitung von Dokumenten am besten. 

1. Öffnen Sie den Ordner. 

2. Wählen Sie die gewünschten Dokumente in der Liste aus indem Sie mit einem Linksklick auf die Checkbox klicken. 

3. Es öffnet sich unten eine Toolbar, bei der Sie auf den blauen Button “Bearbeiten” klicken, damit sich im Anschluss rechts ein Fenster zur Dokumentenbearbeitung öffnet. 

4. Scrollen Sie in diesem Fenster bis nach unten zum Punkt “Ordner”. Hier können Sie nun den Zielordner für die ausgewählten Dokumente bestimmen. Abschließend klicken Sie auf den blauen Button “Änderungen übernehmen”, damit die Änderung des Zielordners gespeichert wird.